División Administrativa

La Junta Directiva, elegida por los socios, que en este caso cuenta con un presidente, un vicepresidente, un secretario, un tesorero, vocal 1, vocal 2 y fiscal; ellos tienen como funciones principales:

• Elegir al Gerente General.
• Analizar los informes contables mensuales y fiscales.
• Supervisar a la gerencia, solicitando los informes y análisis que consideren necesarios.
• Representar judicial y extrajudicialmente a la empresa.
• Aprobar inversiones y alianzas estratégicas.
• Cualquier otra actividad de importancia considerable.

La fiscalía nombrada directamente por la Asamblea, debe revisar que la Junta Directiva cumpla con los acuerdos de la Asamblea, así como que todas sus actividades se desarrollan en concordancia con la voluntad expresa de los accionistas.

El Gerente General es elegido por la Junta Directiva con el fin, que sea el encargado de conducir al éxito a la organización. El Gerente es quién decide cuáles son los departamentos que necesita la empresa para el pleno desarrollo de los organizacionales. Decide sobre las funciones y limitaciones de cada unidad administrativa, así como la coordinación que deben tener, para que sean congruentes en conducir al buen éxito de la empresa. Este es apoyado por una secretaria, la cual debe estar en total disposición de ayudar y servir de mano derecha a la administración.

El Gerente General tiene como funciones principales:

• Analizar y aprobar inversiones.
• Analizar y aprobar presupuestos.
• Verificar el pleno uso de los recursos.
• Verificar y analizar los controles.
• Representar a la empresa en distintas actividades.
• Procurar las mejores condiciones en las relaciones con los proveedores.
• Procurar el crecimiento constante de la empresa.
• Satisfacer a los accionistas y a la sociedad.
• Procurar un buen ambiente laboral.
• Contratar a los jefes de los departamentos de la empresa.
• Estar actualizado con todo el acontecer nacional e internacional que pueda perjudicar directa o indirectamente el proceso normal de la empresa.
• Ser fuente de información, capaz de afrontar cualquier tipo de problema que se presente, manejando esta información de manera discreta.

Es la unidad administrativa con la responsabilidad de llevar toda la información contable de la empresa, debe crear todos los instrumentos financieros necesarios para proporcionar toda la información que requiera la Junta Directiva y Gerencia General.

Este departamento refleja, el resultado en números de todo el esfuerzo que realice la organización en sus actividades diarias. De ahí que el proceso contable es exacto y transparente.

Esta unidad financiera esta compuesta por un contador y dos auxiliares, ambos poseen el grado académico necesario para el puesto. Las funciones de este departamento son:

• Elaborar los informes económicos mensuales.
• Elaborar declaraciones de ventas y renta.
• Cancelación de patentes municipales.
• Control diario de ventas (control de consecutivo de facturas, recibos, notas de créditos y notas de devolución).
• Revisar los cierres de caja diarios.
• Registrar las cuentas por cobrar.
• Registrar las cuentas por pagar.
• Registro y control de activos.
• Pago a proveedores controlando los tiempos dispuestos para la cancelación de las compras.
• Registro de Compras.
• Registro de accionistas.
• Control de inversiones.
• Dominar toda la información fiscal vigente.
• Conciliaciones bancarias.
• Elaborar las planillas de personal y su cancelación.
• Crear política y reglamentos para el control de inventarios y caja chica.
• Proveer la información y estadística necesarias para apoyar las decisiones de la gerencia.
• Establecer las necesidades y requisitos del personal del departamento.
• Establecer las funciones y reglamentos para el personal del departamento.
• Estar al tanto de la Legislación Tributaria del país, y estar al tanto de cualquier cambio en esta.

Este departamento se encarga de ser la fuente de soporte técnico, relacionado con todos los sistemas informáticos de esta empresa, cuenta con un ingeniero en sistemas informáticos.

Las funciones de este departamento son:

• Supervisar y controlar que todo el equipo de la empresa funcione en perfectas condiciones.
• Crear o modificar programas de cómputo necesarios para las actividades diarias de esta empresa.
• Proporcionar mantenimiento preventivo constantemente (aproximadamente una vez al mes), a todo el sistema.
• Sugerir alguna necesidad de equipo.
• Estar al tanto de los avances tecnológicos que se presenten en el tiempo.

Este departamento es el encargado del inventario de la empresa, con un funcionario con conocimiento en esta área, el cual tiene la obligación de satisfacer todas las demandas de artículos que presente esta empresa.

Las funciones de esta división administrativa son:

• Controlar y medir el inventario de mercadería de la empresa.
• Realizar y ejecutar los pedidos a los proveedores y negociar con estos, tiempos de pago, descuentos por volumen, descuentos por pronto pago y bonificaciones con la respectiva asesoría, con la gerencia general.
• Manifestarle al departamento financiero sobre cambios en descuentos, devoluciones de mercadería, aumentos de precios, para que estos realicen sus respectivas modificaciones para el trámite del documento del pago hacia los proveedores.
• Tener en cuenta las distintas temporadas del año, como por ejemplo: navidad, semana santa, entrada a clases, vacaciones, verano, invierno, para ejecutar volúmenes de compras indispensables para estas épocas y así abastecer a los clientes de manera eficaz y eficiente.
• Ingresar al sistema todas las compras efectuadas el mismo día, si es posible, para mantener actualizado el inventario.
• Mantener una relación directa con el encargado del área de importaciones (supervisado por la gerencia general).
• Estar actualizado con las disposiciones necesarias para importar productos, informando al departamento financiero sobre los aranceles correspondientes de pago (supervisado por la gerencia general).
• Mantener actualizado las compras registradas en facturas con las compras que se ingresan al sistema, para evitar vender productos a los clientes que no se encuentren disponibles.
• Evitar el faltante de mercadería al máximo.
• Mantener una excelente relación con los proveedores.
• Una comunicación excelente con todas las demás divisiones administrativas, principalmente departamento financiero y gerencia general.

Esta área es la responsable de que los procedimientos y las políticas así como proyecciones de ventas establecidas por la empresa se cumplan, manteniendo para ello constante comunicación y apoyo con la gerencia general.

Funciones de la Administración:

• Supervisar que la atención a los clientes sea de forma eficiente y rápida, satisfaciendo en lo máximo posible sus necesidades.
• Establecer políticas y reglamentos.
• Organizar el área de ventas.
• Mantener una imagen y actitud positiva hacia los colaboradores a su cargo, clientes y demás personas involucradas.
• Evacuar cualquier problema, pregunta o inquietud tanto de parte de los vendedores y cajero como de los clientes e identificar su oportuno hallazgo de solución.
• Establecer las necesidades del personal.
• Elaborar respaldo de los cheques recibidos.
• Llevar al día el librote cierres de caja diarios.
• Revisar regularmente los archivos de créditos y comunicar cualquier anomalía.
• Mantener el adecuado orden y procurar un adecuado seguimiento de las notas de devolución.
• Mantener un buen abastecimiento de billetes y monedas respectivas.
• Realizar cortes cada dos horas, durante el día.
• Mantener coordinación con el departamento financiero.
• Excelente comunicación con la gerencia general y demás compañeros.

Estos (as) tiene la siguiente función:

• Excelente disposición trato amable con los clientes.
• Cobro de facturas de contado, crédito y notas de crédito.
• Hacer uso de los instrumentos que pone a disposición la empresa para la detección de documentos monetarios falsos.
• Realizar las entregas de dinero a la administración de acuerdo a las disposiciones que esta emita.
• Mantener en perfecto orden e higiene su área de trabajo.
• Hacer uso y mantenimiento adecuado del equipo de trabajo con que dispone.
• Tratar con respeto y cumplimiento las disposiciones de la administración.
• Promover un excelente ambiente de trabajo en equipo.
• Manejar serenamente las situaciones de presión (stress).
• Manejar responsable y ordenadamente los valores monetarios.
• Acatar plenamente las disposiciones que se indiquen para el desempeño del puesto.
• Los faltantes de caja deber ser cancelados a la empresa.

Esta área está compuesta por varios responsables de empacar lo más rápido posible y ordenadamente los pedidos de los clientes.

• Excelente disposición y trato amable con los clientes.
• Debe caracterizarse por la eficiencia y eficacia en el empaque de los pedidos.
• Recordar que no se puede mezclar productos químicos con alimentos así como tener sumo cuidado con los productos frágiles como: vidrios, galletas, fideos, entre otros.
• Hacer uso y mantenimiento adecuado del equipo de trabajo con que dispone.
• Mantener orden e higiene en el negocio.
• Tratar con respeto y cumplimiento las disposiciones de la administración.
• Mantener una fluida comunicación con la administración.

Esta área se encargará de recibir la mercadería y materia prima de distintos proveedores, con la asistencia del departamento de proveeduría y servir de apoyo al área de despacho. No se necesitará de ninguna especialización en general, sólo con los deseos de cumplir con las funciones que a continuación se explicarán:

Las funciones de esta área serán:

• Mantener un estrecho apoyo y comunicación con el departamento de proveeduría de la empresa.
• Informar si existe algún faltante de mercadería al momento de recibir el producto y verificar su buen estado (fecha de vencimiento).
• Abastecer todas las áreas de la bodega con los productos e insumos que ingresan a esta empresa.
• Mantener el orden y la limpieza en toda la bodega.
• Verificar que las facturas de los proveedores estén a nombre de la empresa (Codesur, S.A.).
• Ser muy minucioso al revisar cada línea de producto que describe la factura del proveedor.
• Disposición para apoyar las diferentes áreas de trabajo.
• Promover el compañerismo y las buenas relaciones.
• Cuando tenga contacto con un cliente que se caracterice por la cortesía y colaboración.
• Hacer uso y mantenimiento adecuado del equipo de trabajo con que dispone.
• Mantener una fluida comunicación con la administración.

El área de transporte tiene como objetivo realizar entregas en tiempo y forma de tal modo que los clientes queden plenamente satisfechos.

Las funciones que debe cumplir son las siguientes:

• Atender a los clientes con la mejor disposición y servicio.
• Cuidar los vehículos de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa.
• Manejar correctamente dependiendo de la capacidad de mercadería que lleve.
• Mantener relación directa y armoniosa con los compañeros de trabajo.
• Cumplir con respeto y eficiencia las disposiciones de la administración.
• Cuidar la mercadería.
• Hacer uso y mantenimiento adecuado del equipo de trabajo con que dispone.
• Apoyar cuando sea necesario las otras áreas.
• Procurar mantener una excelente relación con la administración.

Función general del puesto:

Desarrollo y cumplimiento de estrategias  publicitarias a través de negociaciones con la colaboración de diferentes Casas Comerciales, publicidad en medios de comunicación, escrita, televisiva, radial. Creación de promociones anuales y de temporadas (Eventos en puntos de ventas, Shopper, calendarios etc.), seguimiento de solicitudes de clientes.

• Negociación con Proveedores para Patrocinios en diferentes actividades promocionales.

• Desarrollo, control y logística de: Promoción de Verano, Día de la Madre,  Fin de Año y demás actividades promocionales anuales.

• Recibir y dar seguimiento a Solicitudes de Clientes  para patrocinios (rótulos, precintas, rifas en PDV)

• Establecer negociaciones con los proveedores para las dinámicas y  diseños en conjunto con la agencia publicitaria para los shopper).

• Creación de calendarios Cadesur, negociaciones patrocinios logos proveedores.

• Eventos en PDV Cadesur.

• Llevar un control de las ventas scanner mensual brindando la información correcta a los compañeros de Tesorería para asegurar el seguimiento de los respectivos rebajos a proveedores.

• Publicidad Cadesur Medios de comunicación escritos, televisivos, radiales, precintas, vallas, rotulaciones en traseras de autobuses, banners, volantes.

• Colaboración en canalizar información de negociaciones Carrera Atlética Cadesur.

• Encargada del manejo de espacios góndola, islas, cabeceras en PDV Cadesur, incluye costos, negociaciones, contratos, espacios publicitarios en PDV estratégicos para publicidad de marca.

• Control de regalías electrodomésticos, canastas, u otro artículo para clientes.

• Organización y negociaciones Ferias Comerciales Cadesur.

• Negociación patrocinios logos y contrato de Empresa  para desarrollo de facturas por PDV Cadesur.

• Colaboración Departamento Ventas.

• Encargada de material POP Cadesur, implementos publicitarios, (regalías Clientes).

• Encargada de Administrar y actualizar información Sitio Web Cadesur (Pedidos en Línea) y página Facebook Cadesur.

• Control de Contratos con Clientes proyecto Financiamiento Cámaras enfriadoras y congeladores.

• Seguimiento de implementación planimetría en los diferentes puntos de venta de Cadesur (control de espacios en góndola).